Définir le périmètre du dossier commun
Une équipe qui prépare un week-end d’église peut avoir besoin du programme, des chants, des visuels et d’une liste de tâches. Tous ces documents ne s’adressent pas aux mêmes personnes. Commencez par lister ce qui doit être partagé pour travailler, puis ce qui doit rester dans un cercle restreint. Les demandes personnelles, informations de santé et situations d’accompagnement ne sont pas des ressources ordinaires de préparation.
Un exemple de classement pour un événement
Placez les fichiers encore discutés dans Préparation et réservez Programme validé à la version sur laquelle l’équipe s’appuie. Le classement n’applique aucune restriction technique : un dossier nommé « confidentiel » n’est pas protégé par son nom. Si les droits du service concernent tout l’espace, une personne invitée à cet espace peut avoir un périmètre plus large que le dossier dont vous parlez.
Attribuer les accès selon le travail attendu
| Situation | Besoin | Décision à prendre |
|---|---|---|
| Une personne consulte le programme | Lecture | Éviter un droit de modification inutile. |
| Une équipe prépare les supports | Ajout et modification | Limiter l’espace aux ressources que cette équipe peut gérer. |
| Une personne gère les invitations | Administration | Confier ce rôle explicitement et prévoir sa transmission. |
Ne partagez pas un compte commun pour éviter d’inviter les membres. Des accès nominatifs permettent de retirer une personne sans transmettre à nouveau le mot de passe à toute l’équipe. Dans TselCloud, les rôles d’espace et la gestion des liens sont vérifiés côté serveur. La démonstration publique des rôles permet de comprendre leur principe, mais reste une simulation.
Préparer les contributions
Une convention courte à transmettre
- Indiquez le dossier de destination pour chaque type de ressource.
- Donnez un exemple de nom : 2026-09-week-end-programme-valide.pdf.
- Précisez qui valide les documents diffusés à toute la communauté.
- Demandez de conserver les originaux des photos et des enregistrements.
- Décidez qui relira les accès après l’événement.
Archiver et transmettre
Après l’événement, gardez une sélection utile : programme final, supports réutilisables, bilan et médias dont la conservation est décidée. Révisez les invitations et les liens devenus inutiles. Une archive n’est pas une sauvegarde : conservez une copie indépendante des ressources irremplaçables et vérifiez qu’une personne désignée saura les récupérer.
Découvrir les usages en communauté
